Ủy nhiệm chi là gì? Tìm hiểu hình thức thanh toán phổ biến hiện nay

Ủy nhiệm chi là một trong những hình thức thanh toán được áp dụng rộng rãi trong các giao dịch tài chính hiện đại. Hình thức này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong quy trình thanh toán. Bài viết phía dưới sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ủy nhiệm chi và các mẫu ủy nhiệm chi của những ngân hàng hiện nay.

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi (tiếng Anh: Standing order) là phương tiện thanh toán không sử dụng tiền mặt, mà người lập gửi lệnh cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích tiền từ tài khoản ngân hàng của mình để trả cho người nhận. Người lập ủy nhiệm chi cần ký tên xác nhận. Ngân hàng chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản của bạn và chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng.

Như vậy, ủy nhiệm chi thực chất chỉ là một giao dịch thanh toán. Khách hàng không có nghĩa vụ ủy nhiệm cho ngân hàng chi hộ. Khi thực hiện, lệnh ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập và ký tên xác nhận. Ngân hàng không được tự động trích tiền từ tài khoản của khách hàng để thực hiện thanh toán mà phải có sự thoả thuận trước bằng văn bản.

Bản chất của ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi không phải là một công cụ cho phép ngân hàng chi hộ mà chỉ là phương thức thanh toán. Khi lập ủy nhiệm chi, bạn thực sự đang chỉ đạo ngân hàng thực hiện chuyển tiền từ tài khoản của bạn đến tài khoản của bên nhận.

Ngân hàng chỉ có trách nhiệm thực hiện lệnh này nếu nó đã được lập theo đúng mẫu quy định và có chữ ký xác nhận của người lập. Việc sử dụng hình thức này giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán, tối ưu hóa các giao dịch tài chính và đảm bảo an toàn khi thực hiện.

Ủy nhiệm chi không hợp lệ

Các lệnh ủy nhiệm chi không hợp lệ thường do không đúng mẫu của ngân hàng, thiếu thông tin cần thiết. Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng thì ngân hàng sẽ nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi. Cách giải quyết có thể là trả lại giấy ủy nhiệm. Ngân hàng sẽ từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên không có thỏa thuận khác.

Lập ủy nhiệm chi khi nào?

Khách hàng cá nhân và doanh nghiệp thường lập ủy nhiệm chi khi có nhu cầu chuyển tiền, thanh toán. Bạn có thể lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền giữa các tài khoản trong và ngoài hệ thống ngân hàng bạn sử dụng. Điều này giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Mẫu ủy nhiệm chi tại các ngân hàng hiện hành

Ủy nhiệm chi tại các ngân hàng hiện nay gồm có 2 liên. Bao gồm 1 liên do ngân hàng giữ lại. Liên còn lại được ngân hàng đóng dấu, xác nhận và trả lại cho khách hàng. Liên này sẽ được sử dụng để đòi chiếu khi có sai sót xảy ra. Đối với các doanh nghiệp, liên này được kế toán doanh nghiệp giữ lại làm căn cứ hạch toán.

Theo quy định của pháp luật, mẫu ủy nhiệm chi tại các ngân hàng thường bao gồm các thông tin sau:

• Chữ lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, số seri
• Thông tin người lập: Họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người trả tiền
• Thông tin ngân hàng của người gửi: Tên, địa chỉ ngân hàng cung cấp dịch vụ thanh toán
• Thông tin người nhận: Họ tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người thụ hưởng
• Thông tin ngân hàng của người nhận: Tên, địa chỉ tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán của người nhận
• Số tiền thanh toán cả bằng chữ và bằng số
• Thời gian, địa điểm lập lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền
• Các yêu tố khác do ngân hàng cung cấp dịch vụ thanh toán quy định không trái pháp luật.

Mẫu ủy nhiệm chi Vietcombank

Để giúp khách hàng hình dung rõ hơn về mẫu ủy nhiệm chi, ta cũng xem ví dụ ở ngân hàng Vietcombank. Trên ủy nhiệm chi Vietcombank có các thông tin như sau:

• Logo và thông tin liên hệ ngân hàng Vietcombank được in ở góc trái phiếu ủy nhiệm chi.
• Tên chứng từ giao dịch: Ủy nhiệm chi kèm ngày tháng lập phiếu.
• Hai phần thông tin cần điền về tên, tài khoản, địa chỉ, tên ngân hàng của bên gửi và bên nhận tiền.
• Số tiền chuyển bằng số và bằng chữ.
• Phí dịch vụ, phí VAT nếu có.
• Chữ ký của khách hàng.
• Chữ ký của thanh toán viên, kiểm soát viên và giám đốc ngân hàng.

Mẫu ủy nhiệm chi ACB

Mẫu ủy nhiệm chi BIDV

Mẫu ủy nhiệm chi Agribank

Cách viết ủy nhiệm chi chính xác nhất

Để đảm bảo ủy nhiệm chi của bạn là hợp lệ, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên mẫu ngân hàng cung cấp.

Hướng dẫn điền thông tin dành cho khách hàng

Bạn cần đảm bảo các thông tin này được điền rõ ràng, không tẩy xóa.

• Ngày, tháng, năm: Ghi ngày tháng giao dịch.
• Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị là công ty cần chuyển tiền cho nhà cung cấp.
• Số tài khoản: Số tài khoản công ty chuyển tiền.
• Tại ngân hàng: Ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản.
• Đơn vị thụ hưởng: Tên công ty được nhận tiền thanh toán.
• CMT/ Hồ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Điền thông tin cá nhân đối với người chuyển là cá nhân. Nếu là tổ chức thì có thể bỏ trống.
• Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền.
• Tại ngân hàng: Điền tên ngân hàng của người nhận. Có thể cùng ngân hàng chuyển tiền hoặc khác ngân hàng.
• Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền Việt Nam đồng vào ô này.
• Số tiền bằng chữ: Ghi đúng số tiền đã ghi ở thành chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự ./.
• Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán.

Trong quá trình điền thông tin tại chi nhánh ngân hàng, bạn có thể nhờ nhân viên giúp đỡ để điền chính xác nhất. Nếu bạn điền ủy nhiệm chi online thì nên tuân thủ hướng dẫn một cách chặt chẽ tránh nhầm lẫn. Khi phát hiện nhầm nhập sai thông tin, bạn có thể gọi điện đến ngân hàng để được hỗ trợ giải quyết sớm nhất.

Những điều cần chú ý khi lập ủy nhiệm chi

Do liên quan đến các thủ tục tài chính và ngân hàng nên khách hàng phải hết sức cẩn thận. Mọi nhầm lẫn có thể mang đến những rắc rối hoặc rủi ro.

• Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ, không hợp pháp hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng, thì ngân hàng nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi. Trả lại giấy ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi đó nếu các bên không có thỏa thuận khác.
• Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền ghi trên ủy nhiệm chi được đảm bảo khả năng thanh toán, thì ngân hàng phải nhanh chóng tiến hành chi trả cho người thụ hưởng. Trích tiền từ tài khoản của khách hàng vào tài khoản của người thụ hưởng.
• Khi nhận được ủy nhiệm chi do khách hàng chuyển đến dưới dạng chứng từ giấy hay chứng từ điện tử, ngân hàng phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi. Đồng thời kiểm tra việc đảm bảo khả năng thanh toán của khách hàng.
• Nếu nhận được thông báo từ ngân hàng về phiếu ủy nhiệm chi của bạn có sai sót. Bạn nên bình tĩnh để trao đổi với nhân viên ngân hàng tìm phương án giải quyết. Ngân hàng thương khuyến khích khách hàng đến trực tiếp chi nhánh ngân hàng làm việc để xử lý nhanh chóng nhất.

Trên đây là những thông tin chi tiết về ủy nhiệm chi cũng như những lưu ý khi viết ủy nhiệm chi tại các ngân hàng. Hy vọng sẽ mang đến cho khách hàng những thông tin hữu ích nhất trong quá trình thực hiện các giao dịch ngân hàng.