Kinh nghiệm quản lý quán cafe của những thương hiệu cafe lớn

Điều gì làm nên thành công của những chuỗi cửa hàng cafe và trà sữa nổi tiếng như The Coffee House, Highland Coffee, Phúc Long, Gong Cha…? Đằng sau thành công của những thương hiệu này ẩn chứa rất nhiều câu chuyện giá trị xoay quanh hai từ “quản lý”. Bạn đang ấp ủ ước mơ xây dựng thương hiệu cafe, trà sữa cho mình? Hãy tham khảo ngay kinh nghiệm quản lý quán cafe bên dưới đây nhé.

Quản lý quán cafe bao gồm những công việc gì?

Kinh doanh cafe nói riêng và kinh doanh đồ uống nói chung đang là loại hình kinh doanh phổ biến và được nhiều người lựa chọn. Kinh doanh cafe có nhóm khách hàng rộng, đa dạng nên mang lại nguồn khách hàng lớn với lợi nhuận cao. Nguyên vật liệu, doanh thu, nhân viên… là những vấn đề cơ bản cần phải quan tâm cho dù bạn đang vận một hay nhiều cửa hàng cafe.

Quản lý nguyên vật liệu đầu vào

Quản lý nguyên liệu đầu vào chính là khâu khó nhất khi vận hành một quán cafe. Việc thiếu nguyên liệu làm khách hàng cảm thấy họ không được tôn trọng vì không thể chọn được món yêu thích. Nếu tình trạng này tái diễn nhiều lần, khách hàng chắc chắn không bao giờ quay trở lại quán của bạn thêm nữa.

Thiếu nguyên liệu sẽ làm khách hàng phiền lòng, nhưng thừa sẽ gây ra lãng phí khi mua thêm. Một số nguyên nhân gây thâm hụt nguyên liệu có thể là:

• Nhân viên gian lận, ăn bớt nguyên liệu
• Tính tiền nhưng bỏ túi riêng
• Nhân viên pha chế tùy hứng, không thống nhất định lượng khiến cho nguyên liệu thừa thiếu bất thường, chất lượng đồ uống không đồng nhất.

Quản lý nhân viên

Con người chính là yếu tố cốt lõi làm nên thành công cho doanh nghiệp. Thành công trong việc quản lý nhân viên không đến từ việc kiểm soát quá chặt chẽ con người, mà chính là làm cho họ truyền tải hình ảnh tốt nhất của thương hiệu đến khách hàng, tạo ra sự khác biệt về chất lượng phục vụ.

Dưới áp lực cạnh tranh gay gắt trong ngành này, nếu không tạo ra được sự khác biệt về trải nghiệm dịch vụ, chắc chắn thương hiệu sẽ phải nhường chỗ cho những cái tên khác làm tốt hơn.

Bên cạnh đó, sử dụng nhân viên hiệu quả cũng giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí đáng kể, nhân viên phát huy tối đa hiệu quả làm việc. Người quản lý cần phân bổ nhân viên phù hợp theo ca khác nhau tùy theo lượng khách hàng.

Quản lý tài chính

Thị trường cafe Việt cũng có không ít những thương hiệu phải ngậm ngùi rút lui vì nhiều lý do, trong đó, phần lớn đến từ việc quản lý tài chính gặp rắc rối. Nếu bạn là người lần đầu tiên kinh doanh quán cafe, trà sữa thì điều quan trọng là phải biết cân đối tài chính, kiểm soát dòng tiền mới có thể duy trì hoạt động hiệu quả.

Trong quản lý tài chính của quán cafe cần lưu ý những vấn đề sau:

• Nhân viên thu ngân không trung thực.
• Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại.
• Quán quá đông mà thu nhầm, thu thừa thiếu.
• Quán quá đông, quên thu tiền của khách.

Quản lý chất lượng vệ sinh, không gian sạch sẽ

Hầu hết khách hàng đến quán cafe chưa hẳn là để thưởng thức cafe. Họ cần không gian thích hợp để trao đổi công việc, gặp gỡ bạn bè…

Chưa tính đến việc sang trọng hay bình dân, một quán cafe sạch sẽ, thoáng mát đã là một điểm cộng lớn từ lúc khách hàng mở cửa bước vào. Vết giày dưới sàn nhà, một mẫu kẹo cao su, hay 1 vết bàn tay trên cửa kính, bàn ghế xô lệch… rất dễ tố cáo một thương hiệu cafe kém chất lượng.

Quản lý chương trình khuyến mãi

Để tăng doanh thu trong những ngày lễ hoặc theo mùa, bạn không thể bỏ qua những chương trình hấp dẫn để thu hút khách hàng địa phương.

Tuy nhiên, quản lý tốt chất lượng trong mùa khuyến mãi mới là điểm mấu chốt để giữ chân khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới. Sau mỗi chiến dịch, bạn phải đo lường được hiệu suất của một đợt push sale và rút ra những điểm cần cải thiện cho những đợt tiếp theo.

Quản lý Menu

Thức uống hợp khẩu vị, nắm bắt xu hướng chính là yếu tố giúp khách hàng có được những trải nghiệm mới mẻ tại quán cafe của bạn. Bên cạnh đó cũng đừng quên giữ lại món chủ đạo của quán và loại bỏ những món rất ít hoặc không được khách hàng ưa chuộng.

Ngoài ra, thiết kế menu chuyên nghiệp cũng giúp khách hàng dễ chọn lựa hơn. Nên làm nổi bật các món chủ đạo của quán để khách hàng có thể nhanh chóng lựa chọn.

Đâu là cách quản lý quán cafe hiệu quả nhất?

Chủ và nhân viên phải thức trắng đêm, đau đầu với những thâm hụt không rõ nguyên nhân trong báo cáo cuối ngày là những vấn đề nam giải của nhiều cửa hàng. Việc này dẫn đến kinh doanh trong ngày tiếp theo bị trì trệ, bế tắc. Nguyên nhân là sức người không thể đảm đương hết tất cả các công việc quản lý hoạt động kinh doanh của cửa hàng lớn, đặc biệt vào những giờ cao điểm, khai trương thì tình trạng lộn xộn khiến quản lý đôi khi cũng phải đứng hình, không kiểm soát được.

Ngày nay, những thương hiệu lớn đã gặt hái nhiều thành công khi biết ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với quy mô kinh doanh. Sử dụng phần mềm quản lý trong ngành F&B đã không còn mới mẻ, nhưng hiểu và chọn đúng phần mềm mới là điều quan trọng. iPOS là giải pháp quản lý tốt nhất đang được các chuỗi cafe nổi tiếng như The Coffee House, Toco Toco, Cộng Cafe hay Legend Beer sử dụng.

iPOS – Trợ thủ đắc lực cho mọi nhà hàng, quán cafe

iPOS chính là phần mềm quản lý bán hàng, giải pháp quản trị tổng thể cho ngành F&B nhờ tích hợp nhiều tính năng đáp ứng với vô vàn những mô hình kinh doanh đa dạng khác nhau.

iPOS đáp ứng đầy đủ tất cả các nghiệp vụ cần thiết trong quán cafe như: order, chuyển bàn, đặt chỗ,.. Hơn nữa, phần mềm còn giúp bạn thực hiện báo cáo đầy đủ, chi tiết về doanh thu, tồn kho, công nợ…

Đặc trưng của ngành hàng cafe, trà sữa chính là các chương trình khuyến mãi, marketing thường được áp dụng trong những dịp lễ, Tết hay những sự kiện đặc biệt. Chính vì vậy, phần mềm bán hàng iPOS cũng được tích hợp sẵn các chương trình đa dạng như thiết lập giá theo khung giờ, phiếu giảm giá, chiết khấu thanh toán, combo…

Các sản phẩm triển khai cho quán cafe:

• Phần mềm quản lý bán hàng iPOS
• Ứng dụng quản trị từ xa iPOS Manager
• Hệ thống máy tính tiền POS
• Hệ thống máy in nhiệt, két tiền, PDA

Vì sao iPOS được nhiều chuỗi cafe tin dùng?

iPOS chính là bí quyết giúp các nhà quản lý các chuỗi cửa hàng có thể kiểm soát tình hình kinh doanh dù đang ở bất cứ đâu chỉ bằng 1 chiếc smart phone.

Tăng tốc độ phục vụ, nhận order

Để phục vụ lượng khách hàng trong những ngày bình thường hoặc cuối tuần, không thể sử dụng những cách thủ công. Với phần mềm quản lý bán hàng iPOS, nhân viên chỉ cần vài thao tác có thể nhập xong và lên hóa đơn tính tiền cho khách hàng.

Hiển thị đầy đủ thông tin order qua máy in tem nhãn

Tính năng này giúp nhân viên tránh trả thức uống nhầm cho khách. Sau khi khách hàng order, các thông tin sẽ được hiển thị đầy đủ, rõ ràng và chi tiết nhất.

Quản lý từ xa, theo dõi toàn bộ chuỗi cửa hàng

Khi việc kinh doanh phát triển thành mạng lưới chuỗi cửa hàng thì độ phức tạp cũng ngày càng tăng lên.

Với Phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa iPOS, chủ của những thương hiệu lớn như The Coffee House,  Cộng Cafe, Toco Toco, Chago, Gongcha,…có thể quản lý 1 hay thậm chí trên 100 cửa hàng. Ứng dụng iPOS Manager giúp chủ đầu tư có thể theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng trên thiết bị di động mọi lúc mọi nơi dù không có mặt trực tiếp ở đó.

Hỗ trợ các chương trình marketing

Nếu bạn đang lo lắng trong việc tích hợp chương trình khuyến mãi vào phần mềm bán hàng thì iPOS chính là công cụ linh động nhất. Không chỉ riêng gì quán cafe, đây còn là phần mềm quản lý quán trà sữa được các thương hiệu lớn đang sử dụng.

Thông qua ứng dụng iPOS CRM, chương trình làm thẻ tích điểm, chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng tự động sẽ được gửi đi trên nền tảng mạng xã hội.

Đặc biệt, ứng dụng CRM cũng được kết nối trực tiếp với POS bán hàng để nhận các thông tin như: doanh thu, số lượng đơn đặt hàng và đơn hủy, độ tuổi chi tiêu. Từ đó, chủ đầu tư sẽ nắm rõ đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.

Dễ dàng phát triển hình thức kinh doanh giao hàng

Bằng việc kết nối với các bên thứ ba như giao hàng, đặt hàng và thanh toán. iPOS.vn đã liên kêt với nhiều đối tác như: JamJa, ví MoMo, Zalo Pay, Meete, Aha Move.. nhằm hoàn thiện hệ thống bán hàng và hỗ trợ tối đa nhu cầu sử dụng của các chủ đầu tư.

iPOS Self – Order

Đây là ứng dụng bán hàng tự động hoàn toàn mới của iPOS, giúp tăng tính trải nghiệm cho khách hàng. Theo đó, nhu cầu cá nhân hóa của khách hàng cũng được tăng lên, thay vì xếp hàng dài chờ đợi nhân viên order trong giờ cao điểm, khách hàng có thể tự mình đặt hàng qua hệ thống tự động này.

Tiện lợi hơn, máy self-order còn kết nối trực tiếp với POS để ra hóa đơn, thanh toán bằng ví điện tử MoMo, Heo vàng, Zalo Pay hoặc QR Code…

Hệ thống quản trị chặt chẽ – iPOS manager

Không chỉ cung cấp giá trị như một công cụ hỗ trợ bán hàng nhanh chóng, tiện lợi. Phần mềm quản lý quán cafe iPOS còn cung cấp cho bạn dữ liệu báo cáo chi tiết và đầy đủ nhất:

• Báo cáo tổng hợp số lượng từng món bán ra
• Báo cáo nhập, xuất, tồn
• Cung cấp hóa đơn bán hàng
• Báo cáo số lượng cốc đã dùng
• Tồng hợp các phương thức thánh toán
• Báo cáo hủy món
• Báo cáo nhập – xuất – tồn kho.

Ngoài ra, hệ thống quản trị còn phân quyền chặt chẽ cho mỗi user, nên khi có vấn đề xảy ra, chủ cửa hàng co thể điều tra ra được một cách dễ dàng.

Khách hàng nói gì khi sử dụng IPOS?

Dưới đây là một vài nhận xét của khách hàng lớn khi trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng iPOS

Đối với nhà quản trị luôn bận rộn với nhiều kế hoạch mới như tôi, ứng dụng quản trị từ xa iPOS Manager là sản phẩm không thiếu.

Theo ông Nguyễn Hải Ninh – Founder & C.E.O chuỗi The Coffee House

Chúng tôi cảm thấy hài lòng với những gì iPOS.vn mang lại, đặc biệt trong nghiệp vụ bán hàng. Tính năng quản lý hội viên giúp chương trình chăm sóc khách hàng thuận tiện hơn rất nhiều.

Nguyễn Trang – Quản lý chuỗi Legend Beer

Các khách hàng đến với Tocotoco sẽ luôn được phục vụ hết lòng không chỉ bởi những đồ uống chất lượng mà còn là phong cách phục vụ nhanh chóng, dễ chịu. iPOS.vn hỗ trợ chúng tôi rất tốt trong vấn đề này

Trương Thị Thanh Huyền – Giám đốc Công ty Taco Việt Nam

Liên hệ báo giá phần mềm iPOS

Để tìm hiểu thêm các tính năng và nhận tư vấn lắp đặt cho cửa hàng, bạn có thể liên hệ với ipos.vn theo thông tin dưới đây.

iPOS Hà Nội

• Điện thoại: 1900 4766
• Email: info@ipos.vn
• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa tháp Hòa Bình, 106 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy

iPOS Hồ Chí Minh

• iPOS Đà Nẵng
• Điện thoại: 1900 4766
• Email: info@ipos.vn
• Địa chỉ: Số 174A Nguyễn Duy Hiệu, Thành phố Đà Nẵng

iPOS Huế

• Điện thoại: 1900 4766
• Email: info@ipos.vn
• Địa chỉ: Số 38B Hồ Đắc Di, TP. Huế

iPOS chi nhánh Hải Phòng

• Điện thoại: 1900 4766
• Email: info@ipos.vn
• Địa chỉ: Số nhà 280, lô 22, đường Lê Hồng Phong, phường Đông Khê, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng

Từ khóa tìm kiếm trên google: phần mềm quản lý quán cafe, phần mềm tính tiền quán cafe, quản lý quán cafe, phần mềm tính tiền quán cafe, phần mềm tính tiền cafe