Thuật ngữ dịch vụ văn phòng ảo đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây do nhu cầu thành lập công ty. Nó phổ biết nhất trong số các công ty khởi nghiệp không có nguồn vốn ổn định để thuê văn phòng tại các trung tâm thành phố.
Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Văn phòng ảo (tiếng Anh: Virtual Office) là một dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính và mặt bằng.
Với văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn sử dụng địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lợi điện thoại, phòng họp, và nhiều hơn nữa với chi phí thấp hơn so với văn phòng truyền thống.
Văn phòng ảo thường bao gồm các dịch vụ như:
- Một địa chỉ đăng ký thông tin doanh nghiệp
- Lễ tân trả lời điện thoại, mail
- Dịch vụ nhận bưu chính, Bưu kiện
- Số điện thoại, Fax, máy in
- Không gian bàn làm việc
- Phòng họp, phòng hội nghị
- Dịch vụ đi kèm như thành lập công ty
- Dịch vụ khác như wifi miễn phí, trà & cafe, máy nước nóng
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Luật Doanh nghiệp Việt Nam được Quốc hội thông qua năm 2014 quy định:
Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
Và
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính trung thực của địa chỉ đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dạnh của trụ sở chính hay không.
Như vậy, hiện nay pháp luật không có nôi dung quy định cấm doanh nghiệp không được phép thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Việc sử dụng văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp.
Ưu nhược điểm khi sử dụng văn phòng ảo
Thuê văn phòng ảo dần trở thành lựa chọn hàng đầu cho các công ty mới khởi nghiệp và các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, giải pháp nào cũng có mặt ưu và nhược của nó, văn phòng ảo cũng không phải là ngoại lệ.
Ưu điểm
- Giảm chi phí:Với giải pháp văn phòng ảo, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều khoản chi phí không cần thiết như tiền thuê văn phòng, mua thiết bị và đồ nội thất, thuê nhân viên lễ tân, bảo vệ.
- Phù hợp với nhiều đối tượng: Văn phòng ảo phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng: Những người hay di chuyển, công việc kinh doanh tại nhà, startup hoặc các doanh nghiệp nhỏ không có nguồn tài chính dồi dào.
- Linh hoạt: Bạn không còn phải lo lắng khi bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng quan trọng khi bạn ra ngoài hay đang họp. Dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp cho bạn một số điện thoại riêng biệt, được trả lời bởi một lễ tân chuyên nghiệp.
- Chuyên nghiệp:Chi phí văn phòng được giảm thiếu trong khi doanh nghiệp vẫn giữ được ấn tượng về một công ty với cơ sở hạ tầng hiện đại, chuyên nghiệp, vị trí trung tâm dễ dàng tìm kiếm.
- Dễ dàng phát triển: Không cần sở hữu cơ sở vật chất, văn phòng ảo giúp công ty có thể chiếm lĩnh thị trường nhanh chóng. Nếu một cơ hội kinh doanh ở một địa điểm cụ thể được nhìn thấy, công ty đó chỉ cần thuê một văn phòng ảo và xử lý các giao dịch ở đó.
Nhược điểm
Văn phòng ảo có rất nhiều mặt lợi nhưng cũng có những hạn chế như:
- Nhược điểm thứ nhất:Đây là loại hình dịch vụ chia sẻ, nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một địa chỉ kinh doanh nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên. Nếu bạn muốn gặp khách hàng, đối tác, bạn cần phải thông báo trước
- Nhược điểm thứ hai:Vấn đề pháp lý vẫn là trở ngại đối với văn phòng ảo, mặc dù ra đời tư lâu nhưng hiện tại vẫn chưa có quy định nào về vấn đề này khiến cho nhiều người còn lo lắng là có vi phạm quy định pháp luật hay không.
TOP 10 công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại Hồ Chí Minh
1SENoffice – Văn phòng ảo Quận 1
SENoffice tọa lạc ở ví trí đắc địa tại tòa nhà Vincom Center Đồng Khởi, Quận 1, Tp.HCM với không gian hiện đại, sang trọng sẽ giúp nâng cao hình ảnh công ty bạn một cách chuyên nghiệp, uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.
| Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo | L18- 11-13, Tầng 18, Vincom Center Đồng Khởi, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, HCM |
| Hotline | 028 7309 8088 |
| sale@sencapital.com.vn | |
| Website | senoffice.com.vn |
2REPLUS – Văn phòng ảo Quận 1, Quận Bình Thạnh, Thủ Đức
Replus là đơn vị có hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ & giải pháp văn phòng với đội ngũ nhân viên giàu kiến thức và kinh nghiệm sẵn sàng giải đáp tất cả thắc mắc của bạn.
| Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo |
|
| Hotline | 028 6288 3088 |
| info@replus.com.vn | |
| Website | replus.com.vn |
3i-Office – Văn phòng ảo Quận 1
i-Office là thương hiệu của CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP THÔNG MINH (Trực thuộc Tập Đoàn Đông Dương) với 3 dòng dịch vụ chính
- Văn phòng chia sẻ
- Văn phòng trọn gói
- Các giải pháp thông minh khác
i-Office là đơn vị duy nhất sở hữu tòa nhà INDOCHINA PARK TOWER (không thuê lại) – là Tòa nhà hạng B – 19 Tầng + 2 tầng hầm – Ngay tại trung tâm thành phố: Quận 1, Tp. HCM. Với lợi thế này, i-Office tự tin có thể “cam kết giá tốt nhất ở đẳng cấp cao nhất” với các khách hàng.
| Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo |
|
| Hotline | (+84 28) 6288 4440 |
| info@i-office.com.vn | |
| Website | www.i-office.com.vn |
4G-office – văn phòng ảo quận Tân Bình
G-Office là công ty cho thuê văn phòng ảo thành lập từ năm 2006 và là một trong những doanh nghiệp đi tiên phong trong lĩnh vực cho thuê văn phòng. Doanh nghiệp này có hơn 10 năm kinh nghiệm và đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Với mức giá rẻ chỉ từ 490.000đ/tháng, các start-up có thể thuê được văn phòng trong tòa nhà ở các quận trung tâm Tp HCM với nội thất khá đầy đủ, tiện nghi, chất lượng.
Hiện tại, G-Office đang mang đến 4 dịch vụ chính cho khách hàng: dịch vụ văn phòng ảo, bàn làm việc riêng, văn phòng làm việc riêng và các thủ tục doanh nghiệp.
| Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo |
|
| Hotline | 028 222 00 919 |
| support@goffice.vn | |
| Website | http://goffice.vn |
5InnoHouse Coworking Space – Văn phòng ảo Phú Nhuận
InnoHouse là dự án của công ty Tư vấn dịch vụ liên kết Toàn cầu có vị trí tại 202 Hoàng Văn Thụ, đây là địa chỉ văn phòng ảo Phú Nhuận có uy tín với giá tốt nhất tại tp HCM. InnoHouse với nhiều năm kinh nghiêm, đang là cánh tay trái đắc lực về tiện ích văn phòng và thủ tục pháp lý nhanh chóng, tiết kiệm start up tránh khỏi các rắc rối nhỏ nhưng gây mất thời gian trong quá trình khởi nghiệp.
| Tên doanh nghiệp | The InnoHouse |
| info@innohouse.vn | |
| Địa chỉ | 202 Hoàng Văn Thụ, P.9, Q.Phú Nhuận, Hồ Chí Minh |
| Website | https://innohouse.vn/ |
6Startup Office – Văn Phòng Ảo Quận 5
Startup Office là một trong những công ty cung cấp văn phòng làm việc quận 1 và quận 5 chất lượng với chi phí cạnh tranh, dịch vụ chu đáo và tâm huyết cho doanh nghiệp.
Chưa đến 500 nghìn đồng, doanh nghiệp của bạn đã có một nơi làm việc lý tưởng ngay tại khu trung tâm thành phố. Ngoài dịch vụ văn phòng ảo, công ty còn vận hành mô hình co-working space và mô hình văn phòng thông minh.
| Địa chỉ cho thuê |
|
| Hotline | 0703.168.168 (Quận 1)/ 0778.168.168 (quận 5) |
| sales@office168.vn | |
| Website | www.startupoffice.vn |
7eSmart – Văn phòng ảo Hồ Chí Minh
eSmart – Cty cổ phần Hỗ trợ Doanh nghiệp Thông Minh là đơn vị cung cấp dịch vụ Văn phòng Chia Sẻ, hỗ trợ và xây dựng Cộng đồng khởi nghiệp tốt nhất thành phố Hồ Chí Minh.
Hệ sinh thái văn phòng ảo của eSmart cung cấp các dịch vụ, tiện ích như: Lễ Tân chuyên nghiệp, văn phòng hiện đại, sang trọng. Có đầy đủ các tiện ích thiết yếu như phòng họp, sảnh tiếp khách, chỗ ngồi làm việc, đăng ký kinh doanh, thiết kế bộ nhận diện thương hiệu… cung cấp môi trường làm việc tốt nhất và đồng hành cùng doanh nghiệp bước qua được những khó khăn trên bước đầu khởi nghiệp.
| Địa chỉ văn phòng ảo eSmart |
|
| Hotline | 0936 360 888 |
| Website | https://esmart.vn/ |
8Regus – Văn phòng ảo chuyên nghiệp thế giới
Công ty Regus được thành lập tại Brussels, Bỉ, năm 1989, có văn phòng chính tại Thành phố Luxembourg, Luxembourg. Regus cung cấp mạng lưới không gian làm việc và không gian văn phòng lưu động lớn nhất thế giới với hơn 2300 trung tâm văn phòng làm việc ở tại trên 100 quốc gia.
Chính vì vậy, đây là đơn vị cung cấp tất cả các loại môi trường làm việc đa dạng, chuyên nghiệp, đầy cảm hứng cho mỗi doanh nghiệp khác nhau. Ngoài ra, không gian làm việc cũng được trang bị hỗ trợ các thiết bị CNTT; có phòng họp riêng chuyên nghiệp cho phép mở rộng quy mô doanh nghiệp từ một người đến đội nhóm. Đặc biệt, hội viên của Regus có thể làm việc tại bất kỳ đâu trên toàn thế giới.
Regus được chia làm 3 gói dịch vụ và tư vấn theo kinh phí của khách hàng. Tuy nhiên các mức giá thuê văn phòng ảo tương đối cao so với mặt bằng chung tại Việt Nam.
| Địa chỉ đăng ký văn phòng tại tp HCM |
|
| Hotline | +84 2838236280 |
| Website | https://www.regus.com.vn/ |
