Văn phòng ảo

Thuật ngữ dịch vụ văn phòng ảo đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây do nhu cầu thành lập công ty. Nó phổ biết nhất trong số các công ty khởi nghiệp không có nguồn vốn ổn định để thuê văn phòng tại các trung tâm thành phố.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (tiếng Anh: Virtual Office) là một dịch vụ cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính và mặt bằng.

Với văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn sử dụng địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lợi điện thoại, phòng họp, và nhiều hơn nữa với chi phí thấp hơn so với văn phòng truyền thống.

Văn phòng ảo thường bao gồm các dịch vụ như:

• Một địa chỉ đăng ký thông tin doanh nghiệp
• Lễ tân trả lời điện thoại, mail
• Dịch vụ nhận bưu chính, Bưu kiện
• Số điện thoại, Fax, máy in
• Không gian bàn làm việc
• Phòng họp, phòng hội nghị
• Dịch vụ đi kèm như thành lập công ty
• Dịch vụ khác như wifi miễn phí, trà & cafe, máy nước nóng

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Luật Doanh nghiệp Việt Nam được Quốc hội thông qua năm 2014 quy định:

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Và

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính trung thực của địa chỉ đăng ký kinh doanh vì Sở không thể kiểm tra xem hình dạnh của trụ sở chính hay không.

Như vậy, hiện nay pháp luật không có nôi dung quy định cấm doanh nghiệp không được phép thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Việc sử dụng văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp.

Ưu nhược điểm khi sử dụng văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo dần trở thành lựa chọn hàng đầu cho các công ty mới khởi nghiệp và các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, giải pháp nào cũng có mặt ưu và nhược của nó, văn phòng ảo cũng không phải là ngoại lệ.

Ưu điểm

Giảm chi phí

Với giải pháp văn phòng ảo, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều khoản chi phí không cần thiết như tiền thuê văn phòng, mua thiết bị và đồ nội thất, thuê nhân viên lễ tân, bảo vệ.

Phù hợp với nhiều đối tượng

Văn phòng ảo phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng: Những người hay di chuyển, công việc kinh doanh tại nhà, startup hoặc các doanh nghiệp nhỏ không có nguồn tài chính dồi dào.

Linh hoạt hơn

Bạn không còn phải lo lắng khi bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng quan trọng khi bạn ra ngoài hay đang họp. Dịch vụ văn phòng ảo sẽ cung cấp cho bạn một số điện thoại riêng biệt, được trả lời bởi một lễ tân chuyên nghiệp.

Chuyên nghiệp

Chi phí văn phòng được giảm thiếu trong khi doanh nghiệp vẫn giữ được ấn tượng về một công ty với cơ sở hạ tầng hiện đại, chuyên nghiệp, vị trí trung tâm dễ dàng tìm kiếm.

Dễ dàng phát triển

Không cần sở hữu cơ sở vật chất, văn phòng ảo giúp công ty có thể chiếm lĩnh thị trường nhanh chóng. Nếu một cơ hội kinh doanh ở một địa điểm cụ thể được nhìn thấy, công ty đó chỉ cần thuê một văn phòng ảo và xử lý các giao dịch ở đó.

Nhược điểm

Văn phòng ảo có rất nhiều mặt lợi nhưng cũng có những hạn chế như:

Nhược điểm thứ nhất

Đây là loại hình dịch vụ chia sẻ, nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một địa chỉ kinh doanh nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên. Nếu bạn muốn gặp khách hàng, đối tác, bạn cần phải thông báo trước

Nhược điểm thứ hai

Vấn đề pháp lý vẫn là trở ngại đối với văn phòng ảo, mặc dù ra đời tư lâu nhưng hiện tại vẫn chưa có quy định nào về vấn đề này khiến cho nhiều người còn lo lắng là có vi phạm quy định pháp luật hay không.

TOP 5 công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại Hồ Chí Minh

SENoffice – Văn phòng ảo Quận 1

SENoffice tọa lạc ở ví trí đắc địa tại tòa nhà Vincom Center Đồng Khởi, Quận 1, Tp.HCM với không gian hiện đại, sang trọng sẽ giúp nâng cao hình ảnh công ty bạn một cách chuyên nghiệp, uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.

Bảng giá dịch vụ văn phòng ảo tại SENoffice

REPLUS – Văn phòng ảo Quận 1, Quận Bình Thạnh, Thủ Đức

Replus là đơn vị có hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ & giải pháp văn phòng với đội ngũ nhân viên giàu kiến thức và kinh nghiệm sẵn sàng giải đáp tất cả thắc mắc của bạn.

Bảng giá cho thuê văn phòng ảo tại Replus

Hiện tại, Replus có 3 địa chỉ đặt văn phòng ảo bao gồm:

1. Tòa nhà VietcomReal 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM
2. Tòa nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh, TPHCM
3. Tòa nhà O8, Khu đô thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TPHCM

i-Office – Văn phòng ảo Quận 1

i-Office là thương hiệu của CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP THÔNG MINH (Trực thuộc Tập Đoàn Đông Dương) với 3 dòng dịch vụ chính

• Văn phòng chia sẻ
• Văn phòng trọn gói
• Các giải pháp thông minh khác

i-Office là đơn vị duy nhất sở hữu tòa nhà INDOCHINA PARK TOWER (không thuê lại) – là Tòa nhà hạng B – 19 Tầng + 2 tầng hầm – Ngay tại trung tâm thành phố: Quận 1, Tp. HCM. Với lợi thế này, i-Office tự tin có thể “cam kết giá tốt nhất ở đẳng cấp cao nhất” với các khách hàng.

Bảng giá dịch vụ văn phòng ảo tại i-Office